Presupuesto: Herramienta de control y gestión empresarial

El presupuesto es una gran herramienta para controlar y gestionar tu empresa, pero además vamos a resaltar brevemente para que sirve:

1-Para planificar. Donde marcaremos los objetivos de la organización para el próximo año.

Estos objetivos deberán de estar alineados con toda la organización,  con los objetivos que tiene la empresa  a largo plazo.

2-Para testear diferentes escenarios. Si, con esta herramientas podemos hacer diferentes escenarios, “si ocurre esto pasará aquello”. Es una herramienta para preparar posibles contingencias cara al futuro, corto plazo (un año).

Es un análisis de sensibilidad para medir posibles riesgos ante situaciones cambiantes y prevenir dichas situaciones.

3-Para comunicar a la organización. Alinear a toda la organización hacia los objetivos tanto tácticos como estratégicos es vital para alcanzar el éxito en la organización. El presupuesto comunicado a la organización ayuda a alinear a todos en la misma dirección.

4-Asignar recursos a los objetivos/metas establecidos por la empresa

5-Coordinar diferentes tareas en la empresa. Sabemos que en la empresa hay diferentes responsables, compras, producción, financiero, ventas…El presupuesto sirve también para coordinar las diferentes áreas en la empresa para así estar mejor organizados y conseguir los objetivos/metas establecidos

6-Controlar la eficacia. La eficacia es nuestra capacidad para lograr esos objetivos/metas.Controlaremos la eficacia en la aplicación del mismo.

7-Controlar la eficiencia. Utilización de recursos para lograr nuestros objetivos/metas.

Un ejemplo para distinguir ambos conceptos, eficacia y eficiencia, podría ser:

Se puede dar el caso que se alcanzó la meta de construir una autopista en un semana tal como se había previsto (fuimos eficaces), pero para poder construir la autopista se utilizaron más recursos de lo normal (no fuimos eficientes).

Pero también hay críticas a esa herramienta del presupuesto:

1-Es demasiado costoso. Se consume mucho tiempo en elaborarlo. Pero en defensa diremos que si no trabajamos en base a un presupuesto, las organizaciones tienen tantas ineficiencias que son mucho más costosos que el hecho de hacer el presupuesto.

2-No permite la creatividad y espontaneidad del gerente. Y sobre todo en los gerentes españoles tan dados a ser creativos y espontáneos, el hecho de estar encorsetados con unos gastos, les puede restar esta creatividad. Será en el momento de hacer el presupuesto donde pueden desplegar esa creatividad, el presupuesto debe de cristalizar una estrategia elaborada, donde en un principio tiene cabida esa creatividad.

3-El proceso presupuestario es largo y penoso. Si es cierto, pero los resultados bien valen la pena.

4-Genera conflictos interno. Cada depto. trata de conseguir más recursos. Es una carrera competitiva dentro de la empresa.Pero el hecho de que todos estén involucrados en el presupuesto es una de las fuerzas de esta herramienta, ya que alinea al personal. Será gerencia quien tenga claro los recursos asignados en última instancia a cada depto., según la estrategia e la empresa, y gerencia deberá de explicarlo así a cada responsable de depto. para que esté alineado con esa estrategia.

5-El presupuesto casi nunca se cumple. Es cierto, puede utilizar el rolling Budget o presupuestos rotativos, cada “x” meses, lo actualizas con los cambios que el mercado y la situación determinan.

Y aunque éste no se vaya a cumplir al 100%, nos servirá de guía, de camino en nuestra estrategia y alineará a los directivos que han participado y participan en el presupuesto y en su control.

Conclusión:

La diferenciación entre planes estratégicos y tácticos debe ser parte de la formalización a realizar. Nada impide que en su concepción se utilicen distintas aproximaciones técnicas. Lo que debe quedar claro es que ambos planeamientos tienen distintos objetivos y son conceptualmente diferentes. Uno, el estratégico, se refiere hacia donde vamos, y el otro, el táctico, a cómo y por dónde vamos. El táctico, en todos los casos estará alineado y subordinado al estratégico.

El presupuesto es una estrategia a corto plazo que estará alineado con los planes estratégicos a largo plazo y que hace que los distintos responsables de la organización caminen hacia idénticos objetivos.

Es cierto que en los últimos tiempo (mundo VICA), se pueda poner en duda esta herramienta, y es posible que aparezcan herramientas más efectivas, y por supuesto nunca deberemos de usar esta herramienta como la única para gestionar, controlar nuestra empresa, pero, y esto es una opinión personal, refrendada por muchos años de experiencia, el presupuesto es una magnífica herramienta que todos las empresas, pequeñas medianas y grande deberían de usar.

Financiación: errores a evitar en su búsqueda

Existen muchos posibles errores que se deben tratar de evitar cuando estás buscando financiación. Algunos de los más importantes son:

1º-Tus ventas están bajando o están estancadas.

2º-Tus gastos suben más que tus ventas.

3º-Tus beneficios bajan o están en pérdidas

4º-Tu ROI o rentabilidad de tus activos es inferior al coste de tu deuda.

5º-Tu ROE, o rentabilidad del capital social o de los socios es bajo.

6º-Tu endeudamiento con la banca es excesivo. Por ejemplo, por encima del 60/70% del total del pasivo.

7º-Tu endeudamiento no es coherente. Es decir tienes unas deudas a corto plazo muy altas o deudas largo plazo muy altas.

8º-Se ve claramente en tu balance que tu liquidez es excesivamente tensa (ratio de liquidez y solvencia)

9º-El destino de los fondos que estás pidiendo no está nada claro.

10º-El destino es para cancelar otra deuda

11º-No somos capaces de justificar el destino de la deuda que pedimos (factura, presupuesto…)

12º-La actividad de la empresa no es la adecuada por el momento del mercado actual o simplemente la actividad está proscrita por los banco. Por ejemplo, en los últimos tiempos, la banca no quería saber nada de la actividad inmobiliaria .

13º-El plazo planteado de devolución de la deuda no es el adecuado, o es demasiado largo o demasiado corto. Coherencia con este planteamiento.

14º-No somos capaces de demostrar la capacidad de devolver el préstamo solicitado. O de no atender las cuotas.

15º-El Plan financiero presentado o Plan de Negocio no sean creíbles. 

16º-No aportes nada de autofinanciación en el proyecto.

17º-No se avale la operación.

18º-No se aporte las garantías suficientes.

19º-Estar en el RAI, Asnef. Tener incidencias judiciales, etc.

20º-El empresario o la empresa tiene pagos retrasado o ha incumplido pagos con la banca.

21º-No presenta información suficiente al banco, o desactualizado, o incoherente, o lo que es peor falsa, etc.

El consejo es claro, tratar de evitar estos errores. Y para ello que mejor que asesorarte de un profesional.

Dirección financiera: diagnóstico económico y financiero.

“¿DOCTOR CÓMO ME ENCUENTRO?”

Diagnóstico Económico Financiero en una Pyme o Micropyme.

Cuando realizo un DEF (Diagnóstico Económico Financiero) en una empresa parece que ejerzamos como médicos. Al fin y al cabo estamos analizando, estudiando cuál es la situación del enfermo o no enfermo (la empresa).

Cuando una persona va a visitar a un médico es, o bien porque está enfermo, o simplemente porque quiere asegurarse de que está bien. En algunos casos el doctor a un paciente sano le puede recomendar un régimen determinado por que tiene colesterol, por ejemplo, mejorando su calidad de vida.

Lo mismo hacemos,  cuando vamos a una empresa y realizamos un Diagnóstico Económico Financiero.

El Diagnóstico Económico Financiero (DEF) tiene un doble objetivo:


1. Analizar una serie de datos internos de la empresa:

1.1.Análisis patrimonial, ratios como la liquidez, solvencia, endeudamiento (su evolución), etc., la Evolución de las NOF (Necesidades Operativas de Fondos), etc.

1.2. Análisis económico. Evolución de las ventas, los Márgenes Brutos, Gastos fijos (arrendamientos, reparaciones, profesionales indep., personal, etc.) el BAI (Beneficio Antes Impuestos), el EBITDA (Beneficio Operativo, o beneficios antes de amortizaciones, intereses, provisiones y depreciaciones), el Cash Flow, el Punto Muerto o Break even, y las rentabilidades ROI (rentabilidad de los activos) como la ROE (rentabilidad de los accionistas).

Todos estos análisis de ratios y datos se ven comparativamente durante un número determinado de periodos para ver su evolución, para así sacar las conclusiones oportunas y tomar las acciones de mejora para tu empresa. Esto nos da una idea clara de qué cosas son las que deberemos de mejorar, marcamos unos objetivos y tratar de implantar las medidas apropiadas para alcanzar dichos objetivos, profesionalizando nuestro negocio.

2.Un análisis de la competencia.

Recuerdo con qué ansiedad mi CEO, cuando estaba trabajando en una empresa industrial como Director Financiero, y cada semestre le tenía que reportar este análisis de la competencia donde le aportaba información concluyente de por ejemplo que nuestra empresa tenía un plazo de cobro inferior a la competencia, al día siguiente ya pregonaba esa ventaja competitiva, alardeando y al mismo tiempo marcando nuevas pautas en sus comerciales “ podéis utilizar como argumento de venta que les concedéis un plazo de cobro mayor a vuestros clientes, pero quiero un incremento de ventas de mínimo el 15%.”

Luego ya tenía yo que tratar de inculcarle que el tener un plazo de cobro bajo era una gran ventaja y que teníamos que seguir en esa línea.

Un Diagnóstico Económico Financiero de la competencia nos aporta una gran información para competir mucho menor, para ser más rentables, etc.

Así pues de todas aconsejo que los empresarios, autónomos, pymes, micro pymes realicen todos los años mínimo 2 Diagnóstico Económico Financiero en el año (uno en junio y otro al cierre de diciembre).

Las ventajas que le pueden llegar a aportar son muchas.

Financiación. ¿Qué miran los bancos y analistas?

Cuando acudes a la banca a buscar financiación, hay que convencer al analista de riesgos de que vais a devolver el dinero prestado.

Por eso, entendemos que es muy importante saber qué es lo que van a mirar los bancos, más concretamente que van a analizar los analistas de riesgos. Con ello, habrá que preparar un buen dossier de financiación para que quede claro.

Los analistas quieren ver lo siguiente:

1º- Tu trayectoria y la de tu empresa.

2º-Miran que no tengan ninguna incidencia ni judicial ni de morosidad (RAI; Asnef…)

3º-La viabilidad económica y financiera de tu empresa.

Para ello es bueno realizar un Plan de viabilidad económica y financiera de la empresa donde se proyectan los ingresos y gastos de la empresa durante un nº determinado de años, que dependerá del tipo de negocio. Si es una empresa de Internet más de tres años es una quimera, si es una empresa o industria podrán ser más años. No aconsejamos hacer proyecciones a más de 5 años salvo sean empresas de largo recorrido, como por ejemplo un centro comercial.

4º-En muchos casos, nuestros expertos en la búsqueda de financiación,  preparan un Plan de Negocio total, o un Business Plan, ya que de esta modo los analistas pueden ver que no sólo tienes un Plan financiero, sino que también  un Plan de marketing, comercial, de operaciones, etc.

En el Plan de Negocio además se explica la estrategia de la empresa, sus objetivos o propósitos, su misión, su estrategia en general. Esto ayuda mucho a los analistas para que entiendan tu negocio además de que se gana mucho en confianza, denotas profesionalidad en tu dossier de financiación, le das crédito a tu proyecto, confianza y eso aumenta las posibilidades de éxito para conseguir financiación.

5º- Capacidades de pago.

 Importante resaltar que serás capaz de generar suficiente cash flow en un futuro para satisfacer las cuotas de la financiación que estás pidiendo.

Hay que hacérselo ver al analista por activa y por pasiva. Si le cuentas un “cuento” sin fundamento, toda tu estrategia se caerá como una baraja de naipes. Tienes que se creíble.

6º- Garantías que aportar a tu propuesta.
Tanto garantías personales, como patrimoniales de la empresa o de clientes.

7º- Tu trayectoria como empresario y la de tu empresa

En cuanto a que eres cumplidor, que siempre has pagado y que no tienes demoras en tus pagos.

8º-Si llevas la contabilidad fiable,  y que estés al día en cuanto a pagos de impuestos.

Se fijan en que todos los datos les cuadren. Si en nuestra contabilidad pone unas ventas de 30, en los impuestos deben de estar reflejados esos 30. Una vez más credibilidad, confianza.

Un buen profesional te puede ayudar a reflejar esta imagen cara a los analistas de bancos, por eso te animamos a que confíes en ellos.

Financiación: pasos para conseguirla y no morir en el intento.

Cuando planifiquemos nuestras acciones a la hora de buscar financiación, lo haremos siempre con sentido común y coherencia. Con este precepto claro, os relacionamos a continuación los pasos más importantes para conseguir financiación para vuestra empresa:

1º-Planificar.

Tened claro los pasos a dar.  Presentar una operación a los bancos no se puede hacer al tun-tun, tenemos que meditarlo y realizar una planificación de lo que se va a hacer, cómo lo vamos a hacer y a quién se va a presentar.


2º-Presentación.

Haz una buena presentación de quién eres, de tu empresa, tu historial como empresario. Esta tarjeta de presentación, ayudará a que tu interlocutor tome más interés en ti.

3º-Explicación.

Explicar bien el porqué y para qué  necesitáis  dinero, facilitará que vuestro interlocutor (sobre todo el analista de riesgos) conozca bien vuestro negocio, vuestro proyecto, las perspectivas de crecimiento, Y cuando hablamos de nuevo proyecto nos referimos, por ejemplo, a invertir en una nueva línea de producción, en la adquisición de nueva maquinaria, o en incrementar una línea de circulante porque las ventas están creciendo, porque empezáis a exportar y necesitáis un ICO Exportación, etc…

El analista debe además tener claro que la necesidad de ese dinero es un medio para hacer crecer tu negocio, en ningún caso tendrá que ser para tapar agujeros negros.

4º-Demostrar nuestra capacidad de pago, de devolverle el dinero prestado.

Importante. Le tenemos que explicar que gracias al dinero que te van a prestar, el negocio va a crecer y va a generar o tener la suficiente capacidad de pago para devolverle las cuotas del préstamo o de reponer la póliza, etc.

En grupo Smart Financial Solutions realizamos unas proyecciones financieras para demostrar la viabilidad económica financiera y con ello demostrar el cash flow que generará la empresa en el futuro y que con éste será suficiente para pagar el nuevo préstamo solicitado.

5º-Asegurarnos que estamos limpios.

Si, es importante no tener ninguna huella negativa en tu “DNI”. Si existen anotaciones en ficheros de impagados como el RAI, Asnef, Experians, etc. será un aspecto negativo. Aquí también los profesionales te podemos ayudar.

Mejor no presentar ningún dossier si no se está seguro de no tener este tipo de incidencias. Sería como dar muchos pasos atrás en nuestro camino a conseguir la financiación que tanta falta nos hace.

6º- Utilizar las garantías necesarias.

Además, por si fallan nuestros planes de futuro, hay que demostrar en nuestro plan de Viabilidad económica y financiera, que existen garantías para poder aportar. Por ejemplo bienes personales, patrimoniales, tener unos clientes cumplidores , etc.

7º-Documentación: preparar un buen dossier de financiación.

Importante presentar un buen dossier de financiación que esté completo, ordenado, actualizado, y muy bien presentado.

Y un último consejo, no vayáis sólo en este proyecto, confía en un profesional que te pueda ayudar. Nadie te podrá garantizar el éxito al 100%, pero sí que incrementarás la probabilidad de conseguir el objetivo de financiación.

Esperamos haberos ayudado un poco en el difícil episodio de conseguir financiación para nuestra empresa.

Financiación: documentación mínima para montar un dossier de financiación

Si buscas financiación, entre otras cosas, tienes que preparar un buen dossier financiero. A continuación os relacionamos los documentos que se precisan para confeccionarlo:


1- Pérdidas y Ganancias año actual y dos anteriores.

2- Balances, el actual y dos anteriores.

3- Impuesto Sociedades. 2 últimos años.

4- Modelo 390 año anterior y modelo 303 año en curso.

5- Certificados estar al corriente pagos con la seg.social y hacienda.

6- Recibos pagos préstamos actuales.

7- Informe tasación menor a 6 meses de antigüedad (si se requiere, no siempre).

8- Relación bienes propiedad.

9- Contratos vinculantes.

10- Plan de negocio. Estrategia, plan marketing, ventas, operaciones, recursos humanos, viabilidad económica y financiera, etc.

11- Pool bancario de la empresa.

12- TC1 y TC2 empresa último pagado.

13- Modelo 347 último año.

14- Informe histórico acerca de la operación. El importe se solicita, para qué, acciones realizadas hasta la fecha para conseguir dichas necesidades

15- Modelo 111 y 190 del último año.

16- Documentación fiscal socios/administradores

17- Otras específicas de cada operación.

18- CIF empresa.

19- DNI administradores.

20- Escritura constitución, poderes, ampliación de capital, etc.


Si además hay que realizar un Plan de Negocio o Business Plan, necesitaremos recopilar:


1º- Breve descripción de su negocio.

2º- Segmento de clientes al que me dirijo.

3º- Plan de marketing y ventas.

4º- Componente innovador de tu negocio. ¿En qué es diferente su empresa?.

5º– Breve CV del propietario y de su personal (organigrama, nº personas plantilla, etc.)

6º- Descripcion más detallada competencia.

7º- Descripción plan operativo. La operativa del negocio en el día a día.

8º- Qué incrementos de venta considera a 3 años vista, nuevos proyectos, nuevas líneas de negocio, productos nuevos, inversiones nuevas, etc. Enuméralas.

9º- Detalle gastos fijos. Por ejemplo alquileres, limpieza, reparaciones, asesoría, Lopd, gastos del correo y del hosting, de gasolina, de marketing y publicidad, material de oficina, recibos de agua, luz, teléfono, amortizaciones...


En síntesis deberemos:

1º- Explicar nuestro negocio, quién eres, qué haces, expectativas, etc.

2º- Cuánto dinero necesitamos y para qué. Un nuevo proyecto, circulante por incremento de ventas, etc.

3º-Demostrar y dejar clara tu capacidad de pago o devolución del dinero que estás pidiendo prestado.

4º-Estar “limpio”, del RAI, Asnef, demandas judiciales, etc.

5º-Aportar las garantías adecuadas (de tu negocio, tus clientes, personales, patrimoniales, etc.).

Y no podemos olvidar que la financiación es un medio para crecer no un fin para “salvar” tu empresa.

Y por último, una recomendación, deja que un profesional te ayude en este propósito, tu porcentaje de éxito será mucho mayor, que si lo haces tú.