Presupuesto: Herramienta de control y gestión empresarial

El presupuesto es una gran herramienta para controlar y gestionar tu empresa, pero además vamos a resaltar brevemente para que sirve:

1-Para planificar. Donde marcaremos los objetivos de la organización para el próximo año.

Estos objetivos deberán de estar alineados con toda la organización,  con los objetivos que tiene la empresa  a largo plazo.

2-Para testear diferentes escenarios. Si, con esta herramientas podemos hacer diferentes escenarios, “si ocurre esto pasará aquello”. Es una herramienta para preparar posibles contingencias cara al futuro, corto plazo (un año).

Es un análisis de sensibilidad para medir posibles riesgos ante situaciones cambiantes y prevenir dichas situaciones.

3-Para comunicar a la organización. Alinear a toda la organización hacia los objetivos tanto tácticos como estratégicos es vital para alcanzar el éxito en la organización. El presupuesto comunicado a la organización ayuda a alinear a todos en la misma dirección.

4-Asignar recursos a los objetivos/metas establecidos por la empresa

5-Coordinar diferentes tareas en la empresa. Sabemos que en la empresa hay diferentes responsables, compras, producción, financiero, ventas…El presupuesto sirve también para coordinar las diferentes áreas en la empresa para así estar mejor organizados y conseguir los objetivos/metas establecidos

6-Controlar la eficacia. La eficacia es nuestra capacidad para lograr esos objetivos/metas.Controlaremos la eficacia en la aplicación del mismo.

7-Controlar la eficiencia. Utilización de recursos para lograr nuestros objetivos/metas.

Un ejemplo para distinguir ambos conceptos, eficacia y eficiencia, podría ser:

Se puede dar el caso que se alcanzó la meta de construir una autopista en un semana tal como se había previsto (fuimos eficaces), pero para poder construir la autopista se utilizaron más recursos de lo normal (no fuimos eficientes).

Pero también hay críticas a esa herramienta del presupuesto:

1-Es demasiado costoso. Se consume mucho tiempo en elaborarlo. Pero en defensa diremos que si no trabajamos en base a un presupuesto, las organizaciones tienen tantas ineficiencias que son mucho más costosos que el hecho de hacer el presupuesto.

2-No permite la creatividad y espontaneidad del gerente. Y sobre todo en los gerentes españoles tan dados a ser creativos y espontáneos, el hecho de estar encorsetados con unos gastos, les puede restar esta creatividad. Será en el momento de hacer el presupuesto donde pueden desplegar esa creatividad, el presupuesto debe de cristalizar una estrategia elaborada, donde en un principio tiene cabida esa creatividad.

3-El proceso presupuestario es largo y penoso. Si es cierto, pero los resultados bien valen la pena.

4-Genera conflictos interno. Cada depto. trata de conseguir más recursos. Es una carrera competitiva dentro de la empresa.Pero el hecho de que todos estén involucrados en el presupuesto es una de las fuerzas de esta herramienta, ya que alinea al personal. Será gerencia quien tenga claro los recursos asignados en última instancia a cada depto., según la estrategia e la empresa, y gerencia deberá de explicarlo así a cada responsable de depto. para que esté alineado con esa estrategia.

5-El presupuesto casi nunca se cumple. Es cierto, puede utilizar el rolling Budget o presupuestos rotativos, cada “x” meses, lo actualizas con los cambios que el mercado y la situación determinan.

Y aunque éste no se vaya a cumplir al 100%, nos servirá de guía, de camino en nuestra estrategia y alineará a los directivos que han participado y participan en el presupuesto y en su control.

Conclusión:

La diferenciación entre planes estratégicos y tácticos debe ser parte de la formalización a realizar. Nada impide que en su concepción se utilicen distintas aproximaciones técnicas. Lo que debe quedar claro es que ambos planeamientos tienen distintos objetivos y son conceptualmente diferentes. Uno, el estratégico, se refiere hacia donde vamos, y el otro, el táctico, a cómo y por dónde vamos. El táctico, en todos los casos estará alineado y subordinado al estratégico.

El presupuesto es una estrategia a corto plazo que estará alineado con los planes estratégicos a largo plazo y que hace que los distintos responsables de la organización caminen hacia idénticos objetivos.

Es cierto que en los últimos tiempo (mundo VICA), se pueda poner en duda esta herramienta, y es posible que aparezcan herramientas más efectivas, y por supuesto nunca deberemos de usar esta herramienta como la única para gestionar, controlar nuestra empresa, pero, y esto es una opinión personal, refrendada por muchos años de experiencia, el presupuesto es una magnífica herramienta que todos las empresas, pequeñas medianas y grande deberían de usar.