Soy un ferviente seguidor de utilizar esta herramienta en todas las Direcciones Financieras que llevo, ya que para mí es una de las herramientas más válidas para ayudar a gestionar tu empresa.
¿Qué es el presupuesto?
Se trata de una herramienta de gestión táctica, es decir a corto plazo, y su principal función u objetivo, es controlar los ingresos y los gastos en tu empresa.
¿Qué ventajas tiene el presupuesto?
- Alinea a toda la empresa con la estrategia a corto plazo de la empresa. Ya que si los responsables y los que trabajan en cada departamento son los que confeccionan ese presupuesto y saben que cada mes se hace un control, se mentalizan, conciencian de los recursos que tienes que utilizar para su departamento.
- Ayuda de una manera eficaz a reducir gastos, como tantas veces digo, si medimos algo, somos más efectivos, con el sólo hecho de que tenemos unos ingresos que conseguir y unos gastos para ello, es seguro que vamos a optimizar todos esto y por ende reduciremos gastos.
- Te ayuda a tomar decisiones sobre todo cuando puedes detectar durante el control presupuestario mensual una desviación.
Pero como todo en esta vida, tienes que hacer que esta herramienta sea práctica y eficaz, para ello hago una serie de recomendaciones:
- Debe de ser el gerente o dirección quién lo lidere e impulse, si el gerente no cree en esta herramienta tenemos un problema. Yo me he encontrado con esta tesitura, y ha sido el Director Financiero quien ha impulsado este presupuesto, pero sobre todo haciendo esfuerzos en mentalizar a gerencia de su uso. Hasta que no se consiga esto, esta herramienta estará incompleta.
- El presupuesto debe de ser al menos consensuado por todos los responsables de los diferentes departamentos. Lo ideal sería que cada responsable interviniese en la confección de dicho presupuesto de manera activa.
- Debe de ser el Director Financiero quien lo gestione, haciendo reuniones mensuales con el gerente y resto de responsables para ver su control mensual, desviaciones, y posibles decisiones para reconducirlo.
- Debe de existir lo que yo llamo el rebudgeting. Me explico, y esto es una de las cosas que recomiendo para que nuestro presupuesto sea eficaz. Cada día es más frecuente que el entorno, la competencia, diversos factores hacen que el escenario en el que hoy estamos posicionados, mañana sea diferente, estamos en tiempos muy cambiantes, y eso un buen Director Financiero debe de tenerlo muy en cuenta, y tiene que tener la sensibilidad y pro actividad de cada cierto tiempo volver a rediseñar el presupuesto. Yo, en mi particular camino a este respecto, suelo hacer un nuevo presupuesto cada 4 meses, siempre consensuado con gerencia y siempre que se vea que es necesario. Esto es indispensable hacerlo para volver a actualizar la estrategia a corto plazo de la empresa plasmándola en el presupuesto.
- Dar feed back a todos los intervinientes del presupuesto es esencial para que esta herramienta sea eficaz. Y esto todos los meses, consigues conciencia, alineas a todos en la dirección marcada en la estrategia de la empresa.
- Se deben de tomar decisiones ante las desviaciones, nunca hay que mirar hacia otro lado, o decir que esa partida ya se ajustará en el tiempo. Muchos de los fracasos en las empresas son debido a que los responsables no se arremangan y se poner a trabajar, a tomar decisiones e implantarlas en la empresa.
En fin, ahora ya no se me ocurren más recomendaciones, pero lo realmente importante es que la herramienta del presupuesto debe de ser trabajada con seriedad, rigurosidad, desde la convicción de todos, especialmente gerencia y actuar de manera estricta cuando haya desviaciones, y tener la mente abierta para modificar este presupuesto cuando se tenga que hacer, cuando haya motivos justificados, por cambios importantes en el devenir de la empresa, y no escatimar esfuerzos en ello.
Así pues, amigo empresario, utiliza esta herramienta, y aunque tu empresa sea pequeña, hazlo, te aseguro que vale la pena, los resultados son más que tangibles, y el coste insignificante.
