COMO MONTAR UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL QUE FUNCIONE

¿Qué es un cuadro de mando integral y para qué sirve?

La Dirección General o CEO necesita de herramientas ágiles y rápidas que le ayuden a tomar decisiones.

El cuadro de mando integral (CMI) es una de ellas.

Se trata de que de un vistazo, y a poder ser en una sola hoja o pantalla, pueda el CEO visualizar todos aquellos indicadores que se consideren más vitales para el control, gestión y toma de decisiones para su empresa.

El CMI deberá de contener aquellos indicadores que la Dirección considere. Sugiero que se invite al resto de responsables de departamentos para que den su opinión al respecto, y que se pronuncien en qué indicadores les gustaría tener para manejar su departamento, y en consenso con la Dirección General se incluyan en el CMI.

En mi opinión será el Director Financiero quien canalice y ponga en marcha a este CMI, y que esta información se realice de manera regular, todos los meses podría ser lo más correcto, aunque esto dependerá de la dimensión de cada empresa.

Sería conveniente que se realizasen reuniones periódicas con todos los responsables o todos los que de alguna manera intervengan en los indicadores, con el fin de hacer un seguimiento, comentarlos y ver posibles desviaciones respecto al objetivo marcado.

Digo objetivo marcado, porque considero que cuando se diseñen los diferentes indicadores, se deberá de poner para cada uno de ellos un objetivo, que deberá ir en consonancia con la estrategia marcada por la empresa o con lo que se haya presupuestado.

Algunos indicadores que sugiero y que son más comunes para todas las empresas podrían ser:

1. Ventas
2. M.B. (Margen Bruto)
3. Existencias y su porcentaje sobre ventas
4. Gastos Fijos
5. EBITDA
6. Facturación por empleado
7. Número de unidades fabricadas
8. Liquidez, solvencia y endeudamiento
9. N.O.F. (Necesidades Operativas de Fondos)
10. Número de devoluciones o quejas de clientes.

Este CMI deberá de  ser diseñado de manera personalizada por cada empresa, ya que es muy personal, cada empresa puede necesitar controlar y gestionar un determinado indicador.

Desde mi punto de vista el CMI es una de las herramientas imprescindibles dentro de la gestión de la empresa, y será el máximo responsable de dinamizarlo, y facilitarlo el Director Financiero.

Hoy en día existen muchas aplicación que pueden ser muy útiles para administrar esta información, pero yo aconsejo en empresa pequeñas que por lo menos utilicen un Excel para gestionar el CMI, y por pequeña que sea puedo aseverar que es una herramienta muy útil y práctica.

LA IMPORTANCIA DE UNA EFICAZ POLITICA DE CASH MANAGEMENT

Lo primero es definir lo que es el cash management.

El cash management trata sobre cómo gestionar todos lo que pueda afectar a nuestro cash, nuestra tesorería, es  la “gestión del efectivo”.

Remarcar que estamos hablando de palabras mayores, ya que el cash, es como la gasolina de un coche, si vas de viaje a Cáceres, y no tienes gasolina, es seguro que no llegarás.

En la empresa pasa lo mismo, si no tienes cash, no conseguirás sobrevivir en el tiempo.

El cash lo pueden poner los socios, se puede conseguir vía financiación bancaria, sobre todo, pero cuando los socios han apostado por el proyecto, y han puesto una cantidad de dinero, e incluso en el caso de que la banca haya confiado en el proyecto y también haya puesto una parte (que no es nada fácil), la empresa en su día a día, sigue necesitando tesorería, cash, puesto que si no tiene una buena política de cash management, puede quedarse sin dinero.

Eso que quiere decir, pues que debemos gestionar:

1. Los plazos de cobro con nuestros clientes
2. Los plazos de pago a nuestros proveedores
3. El plazo de rotación de nuestro stock.

Por ejemplo, si una empresa por querer vender mucho pone como argumento de venta, el concederle a los clientes que nos paguen a 120 días, y además paga a nuestros proveedores a 30 días, y como no quiere quedarse sin stock, tiene un plazo medio de almacenamiento de existencias de 90 días.

Es decir concede financiación a los clientes en 120 días, tiene un plazo de stock de 90 días y paga a los proveedores a 30 días.

¿Cuánto tiempo podrá esta empresa sostenerse en pie?. Seguramente poco. Y en el hipotético caso que consiga financiación extra de la banca, el coste es algo que nos va a mermar nuestra caja y nuestros resultados. Además todo esto aparte de afectar a nuestra tesorería, tiene también un coste, no es lo mismo cobrar a 30 días, que cobrar a 120 días, hay un coste implícito.

De esto se trata el cash management, tienes que gestionar, controlar que los clientes nos paguen lo antes posible, pagar a nuestros proveedores lo más tarde que nos lleguen a conceder y tratar de que nuestro plazo de existencias sea corto (calcular el stock mínimo de seguridad).

Esta es la labor del responsable del management (Director financiero u otra persona) en gestionar todo esto.

De ahí nace lo que se llama el PMM, o Periodo Medio de Maduración, que es:

PMM= Plazo cobro+Plazo existencias-Plazo de pago.

Debemos de tratar que éste PMM sea el menor posible para una buena gestión.

Es evidente que si cobro a mis clientes a 60 días, pago a mis proveedores a 90 días y tengo un plazo medio de stock de 35 días, mi empresa está financiando a mis clientes a 60 días, a mi stock otros 35 días, y a su vez me estoy financiando con mis proveedores a 90 días. Mi PMM=60+35-90=5, vamos en este caso tengo un PMM mínimo, puesto que me estoy financiando con mis proveedores a largo plazo.

El objetivo del Director Financiero o la persona responsable es gestionar todo esto, implantar las políticas más adecuadas para optimizar ese PMM.

Por eso la gran importancia de llevar una buena gestión del cash management para tener una tesorería más relajada y ahorrar costes.